Google Workspace pro neziskové organizace

Pokud jste se nachomýtli na této stránce, pravděpodobně vám schází prostor pro uchovávání elektronických dat vašeho pobočného spolku. Vzhledem k regulacím GDPR nastala situace, kdy všechna data uchovávána na službách Google (popř. jiných takových online služeb) určených pro osobní použití (standardní Google Drive a jiné služby s tím spojené) bohužel nespadají pod regulace GDPR. Google totiž předpokládá, že tato data jsou pouze osobní a nejsou tedy jinými, osobními údaji někoho jiného, které by uchovávala nějaká organizace, které se obecná nařízení o ochraně osobních údajů týká.

Pozor! Základní podmínkou pro získání služby je vlastnictví domény 2. řádu, kterou může váš administrátor/webmaster plně spravovat. Důležitá je možnost upravovat tzv. DNS záznamy domény (MX, CNAME, TXT). Nevíte-li, o co se jedná, zeptejte se vašeho webmastera, popřípadě se obraťte na pracovníka Ústředí Pionýra. Nemáte-li takovou doménu a máte o Google Workspace zájem, můžete si buďto doménu zřídit, nebo můžete o přidělení domény třetího řádu Ústředím Pionýra (viz. zde). Cena české domény .CZ se pohybuje okolo 160 korun ročně.

Pro takové případy Google nabízí tzv. Workspace, což je sada standardních služeb a nástrojů, které jsou určené pro firmy nebo organizace, jako je Pionýr. Jako nezisková organizace máme nárok na tento balík služeb zdarma (Google for Nonprofits). Balík obsahuje standardní nástroje Google, tedy hlavně Gmail, Drive či Kalendář. Rozdílem mezi osobním a „firemním“ účtem je hlavně ten, že mezi spolkem (popř. pobočným spolkem) a Googlem vzniká smlouva, která specifikuje, že se uchovávání dat ze strany Google řídí GDPR, což znamená, že data nepřestoupí hranice EU.

Po zřízení Google Workspace je třeba v nastavení potvrdit dodatečně smluvní ujednání ohledně GDPR. V administrátorské konzoli zvolte tlačítko Firemní profil, dále Zobrazit více na konci stránky. Zvolte nastavení Právní záležitosti a otázky souladu a přejděte do spodní části, kde naleznete Další smluvní podmínky o zabezpečení a ochraně soukromí. Kromě smlouvy HIPAA potvrďte všechny nabízené smlouvy, tedy Dodatek o zpracování dat a Modelová smluvní ujednání EU.

Vzhledem k tomu, že je služba určena pro organizaci, nikoliv pro jednotlivce, vzniká v ní jakási struktura. Je možné vytvořit uživatele a přiřazovat jim různá práva pro různé aplikace/služby. To se může hodit např. v případě, že máte několik oddílů/klubů a chcete mít oddělená data pro každou výchovnou jednotku, popřípadě také jednotlivé účty vedoucích/instruktorů. Zásadně nedoporučujeme vytvářet účty pro děti na PS. Workspace je určen hlavně pro komunikaci a organizaci pobočného spolku, nikoliv pro komunikaci s dětmi na PS.

Jak si zřídit Google Workspace pro neziskové organizace?

V prvé řadě je třeba disponovat již existujícím Google účtem. Přihlaste se k němu a přejděte na web Google for Nonprofits, tam projděte přidáním neziskové organizace do svého účtu dle pokynů.

Dejte Googlu pár dní na zpracování a ověření. Po ověření vám do emailové schránky dorazí informace o tom, že byl váš účet aktivován a můžete začít.

Pozor: postup pro zřízení se může průběžně měnit. Pokud budete potřebovat poradit, obraťte se na pracovníka ÚP.

Administrátorská konzole

Co je to? Definujme administrátorskou konzoli jako jakousi křižovatku pro všechny služby, které Google nabízí, zejména pro jejich nastavení. Najdete ji vždy na adrese admin.google.com. Při prvním otevření budete uvítáni pravděpodobně průvodcem základního nastavení, které obsahuje hlavně nastavení směrování emailu. To je kapitola sama pro sebe. Začněte tím dříve, než budete vytvářet uživatele.

Gmail

Tato sekce je věnována nastavení služby Gmail. Při prvním otevření konzole bude třeba nastavit směrování emailů na vaší doméně na Google. Stačí kliknout na tlačítko Nastavit Gmail (Set up Gmail) v horní části konzole. Zde postupujte naprosto přesně dle instrukcí na obrazovce, tyto kroky by měl provádět jen zkušený člověk, jinak může dojít k nenávratnému smazání některých DNS záznamů, čehož důsledkem může být odříznutí přístupu k doméně. Opravení takové chyby může vyžadovat hodiny, ne-li dny trápení s podporou poskytovatele doménových služeb. Budete-li potřebovat pomoc, kontaktujte pracovníka ÚP. Přenastavení záznamů DNS u poskytovatele většinou trvá v nejhorším maximálně 60 minut. Při dokončení procesu se vám na obrazovce nastavení Gmail zobrazí informace o dokončení směrování emailu.

Migrace původních emailů

(tuto část zatím přeskočte, pokud jste ještě nevytvořili uživatele)

Chcete-li zachovat emaily z původní emailové adresy pobočného spolku, budete muset provést jejich migraci (kopii na emailový účet na Google Workspace). Workspace nabízí jednoduchý nástroj pro migraci emailů přímo v administrátorské konzoli. Bohužel dokáže migrovat pouze z jednoho typu služby naráz. Budete-li tedy chtít migrovat emaily např. z původního Gmail účtu pobočného spolku, zahajte migraci z administrace a postupujte přesně podle pokynů. Vyberte hlavně správného uživatele, ke kterému chcete emaily migrovat. Je to bohužel pomalý proces, který záleží na počtu emailů. Migrace okolo 1000 mailů trvá cirka 2 hodiny, chcete-li mít klid, spusťte migraci večer a nechte ji běžet přes noc, zejména, pokud chcete migrovat více schránek naráz. Nastavení účtů, které migrujete, se nepřenáší. Filtry či nastavení přesměrování si budou muset tedy uživatelé nastavit znovu.

Po migraci emailů můžete začít používat váš nový emailový účet. Pokud se migrací na Workspace změní vaše emailová korespondenční adresa pobočného spolku, nezapomeňte údaj aktualizovat v RISPu, na vašem webu a pokud možno o tom informujte rodiče či jiné osoby, které by mohly vaši novou emailovou adresu potřebovat. Při změně adresy (a pokud jste přešli z jiné domény) doporučujeme nastavit na staré adrese přesměrování emailů a popřípadě smazat emaily, které obsahují data, která by měla být uchovávána dle regulací GDPR. Nejjednodušším způsobem je samozřejmě smazat emaily všechny.

Uživatelé

Jako první byste měli vytvořit uživatele pobočného spolku. Zásadně se nehodí mít administrátora domény jako hlavního uživatele pro práci, toho ponechte jen pro administraci domény. Doporučujeme vytvořit uživatele pro každou jednotku pobočného spolku a pro pobočný spolek samotný. To může být například nazevskupiny@domena.cz nebo info@domena.cz. Pro každý oddíl nebo klub pak tedy nazevjednotky@domena.cz. Vytvoření účtů najdete v administrátorské konzoli pod tlačítkem Uživatelé. Tlačítko pro vytvoření uživatele najdete v levém horním rohu adresáře uživatelů. Vyplňte jméno (např. PS Sosna) a požadované uživatelské jméno. Heslo můžete nechat vygenerovat a následně ho nechat zaslat emailem osobě, která bude účet používat.

Drive

Disk ve službě Workspace funguje stejně, jako ten normální, bezplatný. K tomu přináší i některé zajímavé funkce navíc. Nejdřív bude však třeba migrovat data z původního Drive. Na rozdíl od Gmailu Workspace bohužel nenabízí jednoduchý způsob, jak migrovat data z jednoho disku na druhý. Proces je malinko složitější, proto opět doporučujeme, aby tyto kroky prováděla zkušená osoba.

Migrace dat z Google Drive

Přihlaste se nejprve na Google Drive svým původním účtem. Pokud budeme předpokládat, že chcete migrovat data všechna, zkopírujte je do nové složky, nazvěte ji třeba „Migrace“. Pravým kliknutím na složku vyberte možnosti sdílení a sdílejte ji s uživatelem na doméně Workspace, ke kterému chcete data migrovat. Dejme tomu, že chcete migrovat data pro PS Šišky, která má uživatelské jméno sisky@domena.cz.

Dále doporučujeme, abyste si otevřeli anonymní okno prohlížeče, aby nenastaly žádné potíže s přihlašováním. Otevřete v prohlížeči aplikaci Copy Folder a přihlaste se pod účtem sisky@domena.cz. Projděte kroky na obrazovce. Jako složku pro kopírování vyberte z nového GDrive složku Migrace, která se bude zobrazovat jako sdílená. Jako název složky klidně ponechte předem vyplněný název. V dalším kroku nechte políčko o oprávněných nezatrhnuté a vyberte možnost „Root of My Drive“ a potvrďte. Teď stačí vyčkat na dokončení kopie, jejíž čas dokončení záleží na počtu a velikosti souborů na vašem disku. Proces dokončení můžete sledovat v tabulce, na níž je odkaz přímo v okně, kde jste migraci zahájili. Po dokončení na novém disku otevřete složku Migrace, své soubory můžete přesunout do kořenového adresáře a složku smazat.

Zde opět doporučujeme starý Drive promazat, popřípadě smazat úplně všechno. Učiňte tak však až poté, co si projdete ty nejdůležitější soubory. Nevylučujeme, že se mohla při migraci stát chyba a některé soubory nemusely být zkopírovány.

Chcete-li sdílet některá data, doporučujeme je sdílet pouze uživatelům na vaší doméně a to výhradně sdílením konkrétním osobám přes jejich uživatelské jméno na doméně. Učiňte tak zejména, pokud sdílíte citlivá/osobní data. Pro tyto účely může sloužit funkce Týmové disky, která je určena pro sdílení souborů mezi uživateli. Vytvořením týmového disku a přidáním uživatelů můžete nahrávat na týmový disk soubory, které uvidí všichni uživatelé, které přidáte. Tuto funkci mohou používat všichni uživatelé na doméně. Pro použití funkce se přihlaste do svého disku a v levém menu vyhledejte položku „Týmové disky“.

Kalendář

Je jednou z dalších velmi používaných služeb Google, zejména na pionýrských skupinách se může hodit pro informování veřejnosti o vašich akcích a pokud jste již kalendář takto používali, není těžké ho migrovat na nový účet.

Nejprve se přihlaste pod vaším dosavadním účtem Google a přejděte na kalendář, dále pak do jeho nastavení ikonkou v pravém horním rohu. V levém menu klikněte na kalendář, který chcete migrovat a vyberte v jeho nastavení položku Exportovat kalendář, výsledkem bude stažení souboru kalendáře. Teď se přepněte do vašeho nového účtu Workspace a opět přejděte do nastavení kalendáře. V levém menu vyberte možnost Import a Export. Vyberte soubor, který jste obdrželi při exportu a nastavte kalendář, do kterého chcete události importovat. Stačí už jen kliknout na tlačítko Importovat a kalendář je tam.

Sdílení kalendáře

Google nabízí několik možností pro sdílení kalendáře. Něž ho však sdílíte veřejnosti, je třeba v centrálním nastavení služeb zapnout možnost sdílení mimo doménu. Přejděte tedy do administrátorské konzole a klikněte na tlačítko Aplikace -> Workspace. Najděte nastavení kalendáře a přejděte v něm do nastavení sdílení. U nastavení externího sdílení vyberte druhou možnost (Sdílet všechny informace, cizí uživatelé však nemohou upravovat kalendáře).

V tuto chvíli můžete kalendář sdílet s veřejností. Nejlepším způsobem je vložení kalendáře do vašich webových stránek pomocí HTML kódu. Pro vygenerování tohoto kódu přejděte do nastavení kalendáře a v levém menu vyberte požadovaný kalendář. V jeho nastavení zatrhněte možnost Zpřístupnit veřejnosti a nastavte, že se budou zobrazovat všechny podrobnosti. Dále přejděte do spodu stránky na sekci Integrovat kalendář. Najděte řádek, který začíná „<iframe“ a klikněte na tlačítko přizpůsobit. Nastavte si požadovaný vzhled a jiné nastavení a zkopírujte kód v horní části stránky. Ten pak stačí vložit do vašich stránek.

Nefunkčnost některých funkcí může být způsobena centrálním nastavením služeb. Vzhledem k tomu, že se jedná o firemní službu, některé funkce či aplikace jsou od základu z bezpečnostních důvodů omezené nebo vypnuté. Centrální nastavení služeb naleznete v administrátorské konzoli, na obrazovce zvolte položku Aplikace -> Workspace a vyberte službu, kterou chcete aktivovat nebo jí změnit nastavení. Aplikace můžete de-/aktivovat i pro jednotlivé uživatele. Některé změny nastavení se projeví až po nějaké době, většinou do hodiny od změny.

Kontakt:

Matěj Zíka
+420 777 870 486
matej@pionyr.cz